たかが数日間会社を休んだだけで、溜息が漏れるほど溜まってしまっているメール。一通一通をナナメ読みする人なり、「受信フォルダを右クリック」→「フォルダを既読にする」する人なり、人によっていろんな対処の仕方があるとは思います。ここでは、thunderbirdを使って、よりスマートに、より楽しくタスクを管理する方法を伝授しましょう。

準備

アドオンをインストール

https://addons.mozilla.org/ja/thunderbird/addon/tag-toolbar/

Tag Toolbarというアドオンです。使用感というか、イメージはリンク先を参照してください。ツールバーにタグを全て表示させるシンプルなアドオンですね。

タグに「done」を追加する

これが今回のミソです。thunderbirdではデフォルトのタグとして「todo」は存在します。ここにdoneを追加するだけで、あなたのビジネスメール・ライフは一変するのです。

使ってみる

タグを付ける

まずは、投げられてきたものを選別しなければなりません。私は以下のタグを定義して常用しています。複数付与する運用もよくあります。飲み会のお誘いなら、private/planですね。

ここで便利なのが、先ほどのアドオンです。ワンクリックでタグ付けできるので、単純に便利なのです。

• plan=予定などのメール
• important=主観で重要だと評価するメール
• private=飲み会のお誘いなどのメール
• reference=資料が添付されていたり資料の置かれたディレクトリが記されているメール
• after=後回しにするメール
• todo=やるべきことが書かれた悍ましいメール
• done=シゴト完了のメール

ここで気をつけて欲しいのは、どうでもいいようなメールにはタグ付けしないという原則です。一日に100通200通は当たり前な場面で全てのメールにタグ付けをしていては、それだけで稼働が掛かってしまうというのもありますし、モチベーションが続かないというのもあります。

実はそれ以外にも理由があるのですが、それは後で明かします。

検索する

thunderbirdにはフォルダ（gmail風に言うとラベルですね）内を検索する機能があります。そのツールバーは、虫メガネマークから呼び出せます。ぴょこっとツールバーが出てくるはずです。

そこからタグアイコンをクリックすると、タグが付与されたメールだけがピックアップされます。この時点で、既に「タグを付けるほどには重要だと過去の自分が判断した」メールが見つかりました。無差別にタグを付ければ良いってもんじゃないという先ほどの真意の一部もここにあるわけです。

ここで、タグ名の部分がボタンになっており、ここをクリックすることで、特定のタグを付与されたメールだけピックアップすることができます。これはごく普通の使い方ですね。

タグ名を右クリックしてみてください。すると、そのタグが付与されたメールを非表示にしてくれます。doneタグに対して、右クリックしてみてください。そしてあなたは、数週間この機能を使ってみて、徐々にクソ便利だと気づき始めるのです。

doneタグはどんなメールにも付けることができます。plan（日付が過ぎた予定）でもreference（金輪際使うことがない資料）でも、他のあらゆるタグに対しても。また、todoタグの付いたメールに対して、doneタグを次々と付与していくという部分にゲーム性があり、タスクを次々とこなし、doneメールを増やしていくこと自体が不思議と楽しくなってくるのです。

メール整理、タスク管理、モチベーション向上、シゴト効率化と、言うこと無い利点があるわけです。これを活用することで、デキル社会人になってください。

[warning]家のthunderbirdだとそんなことはしてません。今回の記事を書くために、わざわざ環境作りましたよ。流石に会社thunderbirdのスクリーンショットは載せられないので。[/warning]